Process leader / Service Designer

Oppstart: Ca 01.04.25
Varighet: 3 mnd + 3+6+6+6
Omfang: 1-2 ressurser 50-100 %
Lokasjon: Oslo, Helsfyr, Grensesvingen 6
Språk: Norsk
Frist: 18.03.25 kl 12:00

Bakgrunn:
Avtalen med dagens leverandør av administrativt system for PPT går ut høsten 2026.

Systemet støtter i dag PPT sin saksbehandling, herunder utarbeidelse av sakkyndig vurdering og sikker kommunikasjon. Systemet inneholder en egen arkivkjerne.

Det er avdekket et stort potensial for effektivisering som kan spare rådgivere for mye uproduktivt manuelt arbeid og tilføre stor verdi i økt kvalitet, bedre samhandling, fokus på mer menneskekontakt og veiledning ute i skolene.

Et forprosjekt må kartlegge mulighetene for å optimalisere prosesser i PPT og tilstøtende funksjoner. Det er behov for å se på dagens prosesser og brukerreiser, samt identifisere optimale arbeidsprosesser. Kartleggingen må vurdere om det er hensiktsmessig å utvikle en løsning selv, eller om det finnes eksisterende løsninger i markedet som kan levere på ønskede gevinster.

For å oppnå optimale gevinster må dette behovet sees i sammenheng med et annet planlagt prosjekt for Elevoppfølging. Det er særlig viktig for å oppnå nødvendig flyt og gjenbruk av elevdata i hele prosessen – fra etablering av elevdata fra skolene, PPTs kartlegging og utarbeidelse av sakkyndig vurdering, opprettelse av Individuell opplæringsplan (IOP) med påfølgende samhandling og oppfølging blant annet.

Kartlegging
Forprosjektet må innledningsvis gjøre en helt overordnet helhetlig kartlegging for å vurdere avhengigheter og komme med en anbefaling til en minimumsløsning for PPT samt foreslå faser og muligheter for videre arbeid med disse behovene, de øvrige behovene for en helhetlig løsning for elevoppfølging for å oppnå ønskede gevinster.

Kartleggingen bør bestå av:

• Dokumentere nåværende arbeidsprosesser (as-is)
• Etablere optimale arbeidsprosesser
• Brukerreiser for alle brukere; rådgivere, skoleledelse, lærere, spesialpedagoger mm, elever, foresatte)
• Kartlegge gevinster utfra det potensielle gevinstbildet som er etablert
• Fokus på helhetlig løsning for alle roller i skole, saksbehandlere UDA, elev og foresatt

Opsjon:
Hvis anbefalingen faller på at dette er noe som kan utvikles av utdanningsetaten vil det være behov for bistand til å utvikle løsningen i samarbeid med egne utviklere.

Ønskede kvalifikasjoner til oppdraget:

• Erfaring fra behovskartlegging og prosessbeskrivelser i digitaliseringsprosjekt
• Erfaring fra tjenestedesign og brukerreiser
• Gode dokumentasjonsevner
• God skriftlig og muntlig formidlingsevne
• Prosessledelse
• Erfaring fra digitalisering av arbeidsoppgaver og behandling av særlige kategorier av personopplysninger
• Erfaring med arbeidsprosesser knyttet til digital saksbehandling- og arkivering
• Erfaring med å se muligheter i ny teknologi og digitalisering drevet av data
• Solid erfaring med transformasjon og endringsreiser i offentlig sektor – fra «strøm på papir» til å bli en datadrevet virksomhet
• Evne til å jobbe med mennesker i stor omstilling – fra tiltak til problemløsning
• Evne til å motivere deltagere til å tenke helhetlig utfra brukerens ståsted - fra silo til samhandling

For opsjon:

• Erfaring med Microsoft Power Plattform (lavkodeplattform)
• Erfaring med kompetanseoverføring i å bygge produktteam for videre forvaltning og videreutvikling av løsning
• Erfaring med organisasjonsutvikling i overgang fra prosjektorganisasjon til produktorientert organisasjon

Søknadsprosess:

• Oppdatert og spisset CV på norsk
• Tilgjengelighet
• Ta kontakt for pris